Home Office – aber sicher!

Das Thema Home Office ist seit Corona aktueller denn je. Viele Unternehmen sind gezwungen, ihren Mitarbeitenden Home Office zu ermöglichen, um diese so wie ihre Angehörigen zu schützen. Doch was ist zu tun, wenn Home Office im Unternehmen bisher noch gar nicht genutzt wurde und auch die technischen Implementierungen fehlen? Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Tipps aufzeigen, was für Home Office nötig ist und von meinen Erfahrungen aus unterschiedlichsten Kundenprojekten berichten.

VPN-Zugriff

Um sicher auf das Unternehmensnetzwerk von überall aus zugreifen zu können, ist ein sogenannter VPN-Zugriff nötig. Bei einer VPN-Verbindung (Virtual Private Network) wird auf dem Endgerät (also bspw. Notebook oder PC) eine VPN-Software installiert. Nun hat der Mitarbeitende die Möglichkeit, einen sicheren und verschlüsselten «Tunnel» in das Unternehmensnetzwerk aufzubauen. Dadurch wird die Kommunikation verschlüsselt und ist somit sicher. Um jedoch solche VPN-Verbindungen zu ermöglichen, ist auf der Seite des Unternehmens eine aktuelle Firewall nötig, auf welcher solche Konfigurationen eingerichtet werden können.

Multifaktor-Authentifizierung

Sobald VPN möglich ist, geht es darum zu definieren, wie der Benutzer nun Zugriff auf das Netzwerk erhalten soll. In der heutigen Zeit ist es unabdingbar, sämtliche externe Zugriffe nur über eine sogenannte 2-Faktor-Authentifizierung zu ermöglichen. Mittels dieser zusätzlichen Sicherheit wird gewährleistet, dass eine Verbindung nur mit zwei Faktoren möglich ist:

• Faktor 1: Der Benutzer muss das VPN-Passwort kennen (etwas, dass man «wissen» muss)
• Faktor 2: Benutzer muss einen Token besitzen, mit welchem er sich authentifizieren kann (etwas, dass man «haben» muss)

Dies bedeutet nun konkret, dass der Benutzer beim VPN-Verbindungsaufbau sein Passwort eingibt (Faktor 1). Im nächsten Schritt erhält der Benutzer ein One-Time-Password auf sein Smartphone (Faktor 2), mit welchem er nun endgültig den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk erhält.

Mittels diesen 2 Faktoren kann die Sicherheit deutlich erhöht werden, da ein Angreifer beide Faktoren «wissen» und «haben» muss, um Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu erhalten. Moderne Firewalls ermöglichen eine 2-Faktor-Authentifizierung von Haus aus und bieten auch direkt Smartphone-Apps an. Dadurch ist kein zusätzliches physisches Gerät notwendig.

Moderne Kollaborations-Tools / Applikationen

Um auch vom Home Office aus mit seinen Kollegen und Kunden kommunizieren und zusammenarbeiten zu können, sind moderne Kollaborations-Tools notwendig. Der Mitarbeitende sollte auch von zu Hause aus folgende Möglichkeiten haben:

• Chatten
• Telefonieren
• Dateiaustausch
• Videokonferenzen
• Webinare
• etc.

Mittels modernen Tools wie bspw. Teams von Microsoft sind diese Voraussetzungen gegeben. Weiter ist abzuklären, wie auf die weiteren Applikationen (z.B. ERP, Projektmanagement-Software, CAD-Software etc.) von überall aus zugegriffen werden kann.

• Ist der Zugriff auf die Applikation mittels einem Web-Browser möglich?
• Wird beispielsweise noch ein Terminalserver benötigt?
• Wie sieht es mit der Performance resp. der Latenz aus?

Um hier Stolpersteine zu vermeiden ist es essentiell, vorgängig eine Anforderungserhebung durchzuführen und zu definieren, wie auf die Applikationen zugegriffen werden kann und welche technischen Anpassungen nötig sind.

Einrichtung im Home Office

Damit der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten kann und sich auch wirklich wohlfühlt, sind auch hier einige Voraussetzungen nötig. Dies können beispielsweise folgende Punkte sein:

• Docking Station, um das Geschäftsnotebook ohne lästige Verkabelung einstecken zu können
• 2x moderne Bildschirme
• Maus / Tastatur
• Headset
• Kamera (bei Notebooks nicht nötig)
• Eigener Raum, um ungestört arbeiten zu können
• Kaffeemaschine ?

Sind diese Voraussetzungen gegeben, spielt es technisch gesehen für den Mitarbeiter grundsätzlich keine Rolle mehr, ob dieser von zu Hause aus arbeitet oder nicht.

Fazit

Um modernes und sicheres Arbeiten im Home Office zu ermöglichen, sind einige Voraussetzungen und technische Implementierungen nötig. Mit einer genauen Planung und sauberen Analyse, steht jedoch dem Home Office in der heutigen Zeit nichts mehr im Wege. Wichtig zu erwähnen ist auch, dass jedoch klar auch der menschliche Faktor berücksichtigt werden muss. Neben den unendlichen Vorteilen gibt es in der Home Office Thematik natürlich auch Nachteile. Diese Punkte sollten im Unternehmen klar berücksichtigt werden und der Mitarbeitende sollte in diesem Prozess einbezogen werden.

Wenn die Basis geregelt ist und jeder den Nutzen von Home Office erkennt, steht einem modernen Arbeiten nichts mehr im Wege und der Mitarbeitende und auch das Unternehmen kann deutlich davon profitieren.

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